Forces de l’ordre

Le service de communication de la police est responsable de tous les rapports sur les activités de la police néerlandaise. Cela comprend les magazines Blauw et 24/7, qui informent tous les employés de la police sur les événements actuels au sein de l’organisation.

Le défi

Lorsque la police a décidé de centraliser en partie ses activités de communication, elle a également examiné de plus près ses processus. Le chef de projet Steven Snoep a rapidement été embauché pour rendre le processus éditorial du service communication plus facile, meilleur et plus rapide.

Ajouter une structure

BLEU’ ET ’24/7′
Pour la création et la publication de deux magazines, ‘Blauw’ et ’24/7′, deux outils se sont révélés être la réponse : WoodWing Studio et Woodwing Assets . « Puisqu’un tel processus suit un modèle fixe, il est très efficace de décrire un flux de travail pour cela et de l’automatiser », explique Steven. « Qonqord nous a énormément aidés là-dedans. »

STUDIO AILE DE BOIS

« Travailler avec WoodWing Studio offre sécurité et tranquillité d’esprit » Dans le passé, les rédacteurs recevaient des instructions par e-mail, après quoi ils écrivaient un article dans Word », explique Steven. « Ensuite, les annexes ont fait des allers-retours entre le rédacteur final, le rédacteur et l’interviewé pour coordonner le contenu. Parfois, il y avait vingt marches. Ce processus a entraîné de nombreux dossiers et une vérification supplémentaire. Cette dernière était nécessaire car les concepteurs devaient finalement recevoir la version (finale) correcte. »

Sécurité et tranquillité

WoodWing Studio a changé cela. « Cela empêche un article de passer à la phase suivante avant que l’approbation n’ait été donnée. Les éditeurs finaux envoient un briefing via le système. L’éditeur crée le contenu et le place dans le bon fichier dans WoodWing Studio. À ce moment-là, le contenu passe à la phase suivante : les éditeurs finaux voient que l’article est prêt et commencent à travailler dessus. Tout est basé sur des statuts, ce qui rend le processus extrêmement structuré. Cela donne beaucoup de sécurité et de tranquillité d’esprit.

ACTIFS DE WOODWING

« Woodwing Assets rend superflu une grande partie du trafic d’e-mails sur les images » Parce que les magazines ont également besoin d’images en plus du texte, la police a également décidé de travailler avec Woodwing Assets. « Le système crée désormais un lien pour chaque article, qui est envoyé par e-mail à la personne qui doit fournir l’image », explique Steven. « Cette personne peut alors facilement faire glisser les bonnes photos, après quoi les éditeurs d’images recevront une notification indiquant que les images ont été téléchargées. » Le fait que les éditeurs d’images puissent également apprécier les photos est extrêmement utile : « De cette façon, vous savez immédiatement quelle image est préférée. Il n’est pas nécessaire d’envoyer un e-mail à ce sujet. « Qonqord fait des propositions, donne des conseils et pose les bonnes questions ». À propos de la collaboration avec Qonqord Steven est très satisfait : « Notre interlocuteur au Qonqord est très expérimenté. Il n’a pas d’attentisme : il fait des propositions, donne des conseils et pose les bonnes questions. Si nous décrivons un souhait spécifique, il sait comment le mettre en œuvre dans les possibilités de WoodWing. D’après Steven Snoep