Het creëren en publiceren van content gaat er soms chaotisch aan toe. Misschien herken je het wel; pdf-bestanden die tussen verschillende afdelingen heen en weer worden gestuurd. Last-minute nog snel een mailtje met correcties. Op een tekst die eigenlijk al is goedgekeurd. Dan drie gemiste oproepen van de vormgever. Is er soms iets misgegaan? En trouwens, missen er nog illustraties?
Het is een situatie waar ze bij Colorscan korte metten mee hebben gemaakt. De medewerkers zijn dan ook gepokt en gemazeld in het vormgeven en publiceren van content. En weten daarmee als geen ander hoe je dat zo efficiënt mogelijk aanpakt. Directeur en eigenaar Ben Davidson, met trots; ‘Colorscan is in 1989 opgericht als lithografisch bedrijf, met outsourcing van grootschalige opdrachten als onze specialisatie. Die beginjaren, dat waren echt andere tijden. Het drukklaar maken van content ging nog allemaal handmatig. Je kunt het je nu haast niet meer voorstellen.’
Van de ANWB tot Koning Willem-Alexander
Colorscan ging met haar tijd mee en daarmee veranderde ook haar rol. De ervaring van toen werd gecombineerd met de kennis van nu. Het leidde tot een bedrijf dat zich focust op drie pijlers. Davidson: ‘Het vormgeven van content voor print is nog steeds onze hoofdmoot. Denk aan vaktijdschriften, waarmee we marktleider in Nederland zijn. We produceren zo rond de 90 tijdschriften per maand. Heel divers, waardoor ik nog elke dag verrast word. Van food, horeca, reizen en techniek tot juridisch en fiscaal. En bekender bij het grote publiek; het kampeermaandblad van de ANWB en ProMotor, het motormagazine van Nederland. Ook daarvan verzorgen we de vormgeving.’
Daarnaast richt Colorscan zich op de creatie en het vormgeven van digitale content, zoals mobiele applicaties en websites. En geeft het bedrijf ook zelf boeken uit. Meestal in opdracht van zakelijke klanten die bijvoorbeeld een jubileumboek willen uitbrengen. Maar ook eigen uitgaves zoals Een koning om in te lijsten, een bijzondere uitgave over Willem Alexander. En op dit moment ligt de opvolger over koningin Maxima in de boekwinkel; Een koningin om van te houden.
Een partnership met Qonqord
De techniek heeft sinds de oprichting van Colorscan een enorme vlucht genomen. Daarmee is het vormgeven en publiceren van content een stuk eenvoudiger geworden. Maar het proces om van een concept tot die publicatie te komen blijft mensenwerk. Voor Ben Davidson een reden om op zoek te gaan naar de meest efficiënte manier om van creatie naar publicatie te komen: ‘Er zitten heel veel stappen tussen het eerste concept en het uiteindelijke product. Of het nou print is of een website of een app. Nadat een artikel geschreven is, zal het eerst vormgegeven moeten worden. Is de eindbestemming print, dan moet zo’n digitaal bestand eerst nog technisch drukklaar gemaakt worden. Zodat het bestand naar de drukker kan. En wil je content digitaal publiceren, dan zijn er weer hele andere vereisten.’
Om deze puzzel op te lossen sloeg Colorscan de handen ineen met Qonqord. Een bedrijf dat gespecialiseerd is in het stroomlijnen van de weg van creatie naar publicatie. Davidson: ‘Zij hebben onze gewenste workflow geoptimaliseerd. Waarbij gebruik is gemaakt van de nieuwste software en hardware.’
Nooit meer rondzwervende bestanden
Met de nieuwe aanpak is Colorscan in staat op een efficiëntere manier publicaties te produceren. Zowel online als offline. Van het eerste ruwe concept tot het drukklaar maken zijn alle stappen op elkaar afgestemd. En voor alle medewerkers toegankelijk in één omgeving. Zo wordt voorkomen dat medewerkers in verschillende bestanden werken. En er losse bestanden rondzwerven binnen de organisatie. Van de auteur tot de vormgever, van fotograaf tot eindredacteur, ze werken allemaal in dezelfde omgeving. En zijn zo voortdurend op de hoogte van de laatste aanpassingen.
Met deze gestroomlijnde aanpak houdt de eindverantwoordelijke eenvoudig het overzicht. Missen er nog artikelen? Je ziet het met een oogopslag in de omgeving die Qonqord heeft ingericht. Ben Davidson: ‘We zien dat de kwaliteit van onze content verbeterd is, sinds we gebruik maken van deze workflow en de software die Qonqord geleverd heeft.’
‘Minder kans op fouten, lager kosten en meer gebruiksgemak!’
Davidson: ‘Ik kan elk moment zien in welke fase een artikel is. Heeft de eindredacteur de content al gecorrigeerd? Is het artikel te lang of juist te kort? Zijn de bijpassende foto’s al aangeleverd?’ Naast minder fouten leverde het Colorscan ook flinke kostenbesparingen op. ‘We kunnen onze medewerkers nu veel beter inzetten. De tijd dat de ene vormgever zat te wachten, terwijl de ander overliep van het werk is voorbij. Uiteraard komt deze kostenefficiency terug in de prijs die wij onze klanten doorbelasten.’
Wat Ben Davidson betreft kan de samenwerking met Qonqord dan ook in één zin worden samengevat; ‘Wij geven content vorm, met minder kans op fouten, lagere kosten en meer gebruiksgemak!’
Wil je ook weten hoe je kosten kunt besparen door je creatie- en publicatieprocessen slimmer in te richten? Mail naar sales@qonqord.com
