De wekelijkse huisaanhuisfolder
Iedere week verspreidt Hoogvliet Supermarkten een huis-aan-huis-folder, waarin alle weekaanbiedingen staan. Bij het voorbereiden en plannen van de weekcampagnes zijn diverse teams betrokken: marketing, categorymanagers, fotografen en vormgevers. Alle disciplines plegen regelmatig overleg met elkaar, waarbij voortdurend nieuwe inzichten ontstaan. Wijzigingen in de lay-out zijn dan ook vaak nodig. Omdat Hoogvliet het creatieve proces heeft belegd bij haar reclamebureau, zijn een geolied proces en een naadloze samenwerking onmisbaar.
Het optimaliseren van het proces
Met dat doel in het achterhoofd sloeg Hoogvliet de handen ineen met Qonqord. Het doel: het folderopmaakproces verregaand automatiseren. Het softwareplatform: Publication Organiser van Graphit. Hoe ziet de nieuwe werkwijze eruit en wat heeft deze opgeleverd?
Creatie: drie rondes, één proces
Hoogvliet beheert de productteksten voor de website én voor alle offline communicatie in een promotiesysteem. Hieruit wordt wekelijks een Excel-bestand getrokken. Dit bevat alle productbeschrijvingen, prijzen en verwijzingen naar beelden voor de weekcampagnes, inclusief de juiste positionering op de pagina’s. De foldercoördinator uploadt dit bestand naar het platform. Het systeem genereert vervolgens volledig automatisch een Adobe InDesign-opmaak van de folder. Deze wordt intern gedeeld met de betrokkenen, die wijzigingen in het vertrouwde Excel-bestand kunnen doorvoeren.
Dit proces wordt driemaal herhaald, zonder dat er een vormgever aan te pas komt. Daarna wordt er in Adobe InDesign automatisch een finale versie gecreëerd, waarin specifieke wensen omtrent de lay-out als annotaties kunnen worden opgenomen via de ondersteunende workflow.
Finetuning: intensief samenwerken aan de opmaak
Wanneer het bestand klaarstaat, krijgt het reclamebureau via de workflow een melding. Het is tijd voor het bureau om het Adobe InDesign-bestand verder vorm te geven, zodat de folder de juiste uitstraling krijgt. Via dezelfde workflow deelt het bureau de bestanden, zodat Hoogvliet deze in de webbrowser kan bekijken en (indien nodig) kan voorzien van annotaties omtrent wijzigingen. Via de digitale plank en de workflow kan iedereen de status van de pagina’s bekijken en goedkeuren. Het proces herhaalt zich net zo lang totdat Hoogvliet helemaal tevreden is.
Daarnaast biedt de Publication Organiser een volledige beeldbank op basis van Woodwing Assets. Hierin worden alle beelden voor de folders, het POS-materiaal en de website beheerd. Assets verzorgt voor alle kanalen de automatische aanlevering van beelden in het juiste formaat.
Resultaat: meer kwaliteit, consistentie en flexibiliteit
Het proces is er met Publication Organiser flink op vooruitgegaan. Hoogvliet en het bureau werken naadloos samen op het platform. Met één druk op de knop kunnen de vele betrokkenen zelf folderpagina’s genereren om deze online te bekijken en wijzigingen door te voeren. Ook kunnen zij aanpassingen aan de lay-out aanvragen en goedkeuren.
Hoogvliet heeft nu de volledige controle over de folder, waardoor het de kwaliteit en de consistentie véél beter kan bewaken. De mate van flexibiliteit is bovendien enorm verhoogd, omdat het doorvoeren van (lastminute)correcties geheel intern geschiedt.
In de woorden van de supermarktketen:
“Dankzij de Publication Organiser kunnen we bijzonder efficiënt samenwerken met ons bureau, zonder dat dit ten koste gaat van de creativiteit. Daardoor kunnen wij ons volledig richten op de effectiviteit van onze weekcampagnes!”
– Anneke van Kempen, marketingmanager, Hoogvliet Supermarkten
