| In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat je al beschikt over Product Information Management en Digital Asset Management-systemen die je wilt integreren. Als je nog geen van deze systemen hebt, begin dan met onze ultieme gids voor het integreren van PIM en DAM . |
Als marketing- of creatieve operations-professional die in de detailhandel werkt, weet je dat de integratie van PIM + DAM de contentworkflows zal versnellen en een hogere efficiëntie zal opleveren. Maar waar begin je met PIM-DAM integratie? En als 66% van de softwareprojecten op een mislukking uitlopen , hoe kun je er dan voor zorgen dat die van jouw een succes wordt?
Ken je doelen voor PIM-DAM-integratie
We hebben gezien dat veel retailers hyperefficiënte contentworkflows creëren door PIM en DAM te integreren. Maar elke organisatie is anders en er is geen one-size-fits-all aanpak.
Voordat je zelfs maar kunt nadenken over de details en praktische aspecten van de integratie van PIM en DAM, moet je nadenken over het grotere geheel. Wat wil je bereiken en waarom?
Elke software-integratie moet duidelijke bedrijfsdoelstellingen ondersteunen.
Dit kunnen strategische doelstellingen zijn voor de hele organisatie, zoals kostenbesparingen met 25-75%.
Of het kunnen teamdoelen zijn, zoals het verminderen van de handmatige inspanning die gepaard gaat met de productie van gedrukte catalogi, zodat je resources kunt toewijzen aan andere strategische prioriteiten, zoals het verrijken van de content voor digitale platforms.
| Catalogusontwerp automatiseren met Adobe + DAM + PIM Laten we eens kijken naar een veelvoorkomend voorbeeld van wat je kunt bereiken door een productinformatie-management-oplossing te integreren met een digitaal asset management oplossing. Als je bijvoorbeeld het maken van catalogi of brochures wilt stroomlijnen, kun je een semi-geautomatiseerde workflow creëren door PIM + DAM + Adobe CC te integreren. Je hoeft alleen maar een sjabloon met de Adobe InDesign plug-in EasyCatalog op te zetten en de velden in het sjabloon te taggen naar de data source, zodat productinformatie automatisch uit jouw PIM en digitale assets uit je DAM worden gehaald. Zo creëer je binnen enkele seconden een basislay-out, wat betekent dat je tijd en geld bespaart op ontwerp, omdat je ontwerper alleen de content in de data source hoeft bij te werken, in plaats van alle wijzigingen handmatig te bewerken. En omdat de PIM en DAM je single source of truth zijn voor alles wat met producten te maken heeft – constant synchroon – weet je dat de content perfect up-to-date zal zijn – waardoor eindeloze handmatige controles en kruisverwijzingen worden voorkomen. Dit is een voor onze klanten zeer populaire integratie en we hebben gezien dat het de productietijd van catalogi van weken naar dagen verkortte. Ons platform Publication Organiser is een prachtig voorbeeld van Adobe InDesign automation. Het platform integreert PIM, DAM en Adobe InDesign en maakt het mogelijk (meertalige) brochures en catalogi volledig automatisch op te maken zonder vormgevers in te hoeven huren. |
Stel je PIM-DAM dreamteam samen
Het is in dit vroege stadium erg belangrijk om verder te denken dan je directe team. PIM- en DAM-integratie is misschien wel ideaal voor jou, bijvoorbeeld in het marketingteam. Maar hoe zit het met je e-commerce team? Je makers van app-inhoud? Je verpakkingsontwerpers? Gebruik deze gelegenheid om verder te denken dan de organisatorische silo’s die je zouden kunnen tegenhouden. Groot denken levert grotere voordelen op.
Bedenk vervolgens wie er nog meer moeten worden betrokken om dit project tot een succes te maken?
Het integreren van PIM en DAM voor de integratie van jouw retailsoftware is een complexe onderneming – en er zijn veel invalshoeken die moeten worden overwogen en behandeld. Misschien wil je het volgende organiseren:
- Een bedrijfsanalist – om de behoeften en reikwijdte van de software-integratie te bepalen
- Een vertegenwoordiger (hoofdgebruiker) van elk team dat wordt beïnvloed – ze staan het dichtst bij de software en workflows, en daarom belangrijke belanghebbenden bij elke voorgestelde integratie
- Een DevOps-ingenieur – vooral als jouw integratie een op maat gemaakte integratie tussen een van uw backoffice-applicaties inhoudt.
- Een externe softwareconsultant – om je door het proces te helpen met behulp van hun expertise in verschillende softwareoplossingen, integraties en workflowmogelijkheden
Breng bestaande processen en pijnpunten in kaart
Als je eenmaal hebt nagedacht over wat je wilt bereiken met PIM- en DAM-integratie, kun je gaan nadenken over hoe dat er in de praktijk uitziet.
Een goed startpunt is om je huidige workflow in kaart te brengen en te beoordelen. Vraag je creatieve teams met welke barrières zij in hun dagelijkse werk worden geconfronteerd. Wat denken ze dat vertragingen veroorzaakt, geld verspilt en de productiviteit vermindert? Wat zouden ze graag opgelost zien door uw softwareproject?
Het oplossen van deze dagelijkse frustraties is niet alleen een geweldige manier om lekkende processen te dichten en tijd en geld te besparen. Het zal jouw creatieve team ook gelukkiger maken om elke verstoring te doorstaan die nieuwe software en workflows veroorzaken – wat het leven overal gemakkelijker maakt!
Zodra je ideeën en vereisten hebt verzameld, kun je het MoSCoW-framework gebruiken om een werkbereik op te bouwen. Het MoSCoW raamwerk documenteert je integratieproject:
● MUST do
● SHOULD do
● COULD do
● WON’T do
Dit zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en beheert de verwachtingen van belanghebbenden over wat het project zal opleveren. Het helpt ook de kosten en planning te beheersen door ervoor te zorgen dat er geen onverwachte verzoeken zijn tijdens het project.
Je moet op dit punt ook nadenken over andere integraties. In onze ervaring integreren organisaties doorgaans meerdere softwareoplossingen om een holistisch ecosysteem voor contentcreatie te creëren.
| Grijp het moment voor een snellere time-to-market Ontdek waarom NU het juiste moment is voor de retail om prioriteit te geven aan PIM-DAM-integratie |
Beoordeel je huidige PIM en DAM
Je integratiemogelijkheden zullen verschillen, afhankelijk van de aard van je huidige Product Information Management en Digital Asset Management oplossingen. Enkele van de technische factoren die van invloed kunnen zijn op jouw integratieplannen:
- Of je oplossingen nu on-premises, in de cloud of een combinatie van beide zijn: cloudgebaseerde software is doorgaans gemakkelijker te integreren dan on-premise oplossingen
- Of je oplossingen nu intern of door de softwareleverancier worden beheerd – beheerde services kunnen ondersteuning voor integratie omvatten, waardoor jouw interne resources minder worden belast
- Welke software-integraties uw bestaande oplossingen ondersteunen – veel DAM- en PIM-producten hebben ingebouwde integraties voor algemeen verbonden tools
Op basis van de mogelijkheden die je bestaande software biedt, kun je besluiten vast te houden aan wat je al hebt. Of misschien wil je upgraden naar meer geavanceerde oplossingen om je ambities beter te ondersteunen.
Beslissingen nemen over data
Het is misschien wat vroeg om beslissingen over gegevens te nemen, maar we zouden nalatig zijn als we hier niet op zijn minst databeheer zouden noemen.
Zowel DAM als PIM zijn databases – en ze bevatten beide data over producten – zoals productnaam, ID-nummer, enz. Er is echter geen garantie dat ze op dezelfde manier naar die data zullen verwijzen.
Wat je PIM een ‘product-ID’ noemt, kan je DAM een ‘item-ID’ noemen. Hoewel je PIM producten kan opsplitsen in afzonderlijke SKU’s, heeft je DAM mogelijk een breder overzicht op productniveau.
Dit is een probleem wanneer je probeert deze informatie op elkaar af te stemmen en te synchroniseren. Dus – op een bepaald moment in het begin van het integratieproces – moet je enkele beslissingen nemen over gegevens. Overweeg wat je moet synchroniseren en hoe je dit consistent gaat maken op de twee platforms.
Dit is waar deskundige IT-ondersteuning echt kan helpen – of dat nu afkomstig is van je interne IT-team, je softwareleveranciers of een externe IT-consultant. Dit is het moment om gebruik te maken van technische expertise om een stevige basis te leggen voor de gewenste workflow.
Je zult ook willen nadenken over het type digitale assets dat je nodig hebt voor de workflow. Bijvoorbeeld verschillende beelduitsnedes voor verschillende platforms en doeleinden – miniaturen, heldenafbeeldingen enz. – evenals bestandsindelingen, kleurprofielen, resolutie enz.
Checklist PIM-DAM integration
- Bepaal welke teams kunnen profiteren van PIM- en DAM-integratie; Bijvoorbeeld: marketing, productbeheer, ontwerp, verpakking, inkoop, verkoop, verkeersbeheer
- Creëer een projectteam bestaande uit vertegenwoordigers (hoofdgebruikers) van elk team, plus IT-experts
- Beslis of je een extern IT-adviesbureau inschakelt
- Stel integratiedoelen vast. Overwegen:
- Organisatorische strategische doelen
- Operationele teamdoelen
- Breng bestaande processen en pijnpunten in kaart
- Mogelijkheden voor integratie met bestaande backoffice (PIM, Planning) of frontoffice software (web cms, dealer- of distributeurportaal, pressroom) beoordelen.
- Bedenk uw ideale workflow om projectdoelen te bereiken
- Beslis of bestaande software geschikt is of moet worden vervangen
- Verfijn uw projectomvang met behulp van het MoSCoW-framework
- Begin het proces van data mapping
Bij software-implementatieprojecten komt veel kijken. Niet alleen de tijd en het geld dat erin is geïnvesteerd, maar ook de hoop en verwachtingen van collega’s.
Leg de hierboven beschreven basis – en omring jezelf met de expertise die je nodig hebt – en je PIM-DAM-integratie heeft een grotere kans om aan de goede kant van die 66% mislukkingspercentage te staan.
Bekijk ons artikel over de belangrijkste financiële en operationele voordelen van de integratie van PIM met DAM om te beginnen met het maken van de businesscase voor PIM+DAM-integratie.
Klaar om uw integratieproject te starten?
Het Qonqord team heeft meer dan 10 jaar ervaring met het integreren van PIM + DAM voor retailers. Als je gebruik wilt maken van onze expertise om je projectresultaten te verbeteren, neem dan contact met ons op.
