Over NCOI Groep
NCOI Groep heeft als missie mensen (jong en oud) te voorzien van de beste opleidingen en trainingen. Zij faciliteren hiermee een ‘Leven Lang Leren’ in Nederland. Naast het bekendste merk, NCOI Opleidingen, maken diverse gerenommeerde opleiders deel uit van NCOI Groep, zoals Scheidegger, NTI, Schoevers, ISBW, Computrain, Markus Verbeek Praehep, NIBE-SVV, Pro Education, ISES, LECTRIC, Bestuursacademie Nederland en Luzac. NCOI Groep heeft circa 1800 medewerkers en circa 3500 actieve freelance professionals. NCOI Groep is preferred supplier bij het grootste deel van de Top 500 organisaties in Nederland.
Uitdagingen van de afdeling marketing
De afdeling marketing is verantwoordelijk voor het werven van cursisten voor alle merken. Hiervoor wordt radio- en tv reclame ingezet en spelen de website en vooral ook de brochures een cruciale rol.
“Het creëren van fysieke brochures is van groot belang voor het onder de aandacht brengen van het opleidingsaanbod bij de verantwoordelijke voor opleidingen binnen organisaties. De brochures worden specifiek voor deze doelgroep ontwikkeld. Het opmaken en redigeren van alle brochures was een bijzonder tijdrovend proces waar heel veel verschillende afdelingen bij betrokken waren”
Ferry Olie – Manager Business Transformatie en Innovatie – NCOI Groep.
De oude werkwijze
De opleidingsteksten zijn een belangrijk middel om op een duidelijke en wervende manier de verschillende opleidingen op de website te promoten. In de oude werkwijze moesten eerst alle opleidingsbrochures klaar zijn voordat de teksten over de opleidingen naar de website gepubliceerd konden worden. Hierdoor ging veel kostbare tijd verloren. Daarbij werd vaak gebruik gemaakt van dezelfde content uit verschillende backoffice systemen.
Bij het voorbereiden van de marketingteksten voor de verschillende merken werd deze gelijksoortige content in verschillende uitingen, online en offline, hergebruikt door middel van kopiëren en plakken. Correcties moesten bij een wijziging altijd op verschillende plaatsen worden doorgevoerd. Dit was een erg arbeidsintensief, maar vooral ook een foutgevoelig proces.
Daarom werd er een wensenpakket samengesteld om het proces van brochureontwikkeling te verbeteren en te vereenvoudigen.
Wensen
• Het op ieder moment flexibel kunnen publiceren naar zowel on- als offline kanalen.
• Het verkorten van de tijd om nieuwe opleidingen te publiceren.
• Efficiëntere lay-out- en publicatieprocessen door winst te halen uit betere en minder foutgevoelige manieren om content te creëren.
“Ondanks dat NCOI meerdere startmomenten per jaar kent, oriënteren veel studenten zich traditiegetrouw in april en mei op het volgen van een opleiding. Mede hierdoor – en door het grote aantal opleidingen dat NCOI aanbiedt – staat er grote druk op het proces om de brochures in april te kunnen versturen.” – Ferry Olie
De randvoorwaarden voor de oplossing
Alle content voor digital en offline (print) moest medianeutraal, onafhankelijk van het kanaal en onafhankelijk van het merk, gemanaged kunnen worden. NCOI zocht een platform voor het verrijken van haar backoffice content met commerciële teksten en beelden zodat deze gepubliceerd kunnen worden naar de betreffende on- en offline kanalen voor het betreffende merk.
De gekozen multichannel oplossing
NCOI heeft na een marktverkenning besloten zelf een PIM (Product Informatie Management) systeem te ontwikkelen waarin alle productinformatie zoals de prijs, de eigenschap van het product en de titel van de opleiding wordt beheerd.
Voor het verrijken van de content uit het PIM en het planningsysteem is gekozen voor de multichannel CMS- en publishing workflow oplossing van WoodWing. De content uit het PIM- en het planningsysteem wordt binnen de WoodWing omgeving getoond en wordt hier verrijkt met commerciële teksten en beelden die specifiek voor het merk zijn. Met behulp van de “publicatie tool” kunnen alle content elementen voor de printpublicaties worden gepland naar de pagina’s van de brochures.
De vormgevers doen de laatste nabewerkingen in de layout maar hoeven zich niet meer druk te maken over de content. Op deze manier kan de opmaak van de brochures worden voorbereid met een hoge mate van voorspelbaarheid en flexibiliteit binnen de kortst mogelijke doorlooptijden.
“WoodWing is de dirigent van de content. Woodwing orkestreert de toegang tot informatie en zorgt er ook voor dat Adobe InDesign templates gevuld worden met content, informatie uit het PIM systeem en de planninginformatie uit onze backoffice systemen.” – Ferry Olie
Zowel het PIM als het CMS beschikken over statussen. Als in het PIM systeem de content op “gereed voor publicatie” wordt gezet dan wordt de data klaargezet voor de verschillende digitale kanalen. Middels pull wordt deze content door de CMS systemen van de verschillende merken van NCOI opgehaald. Graphit heeft hiervoor gebruik gemaakt van een zogenaamde content API.
De resultaten
• Voor elke opleiding is er een duidelijke, tijdbesparende workflow gekomen.
• Opleidingsbrochures hoeven niet meer volgens een serieel langdurig proces gecreëerd en gepubliceerd te worden. Parallel kunnen sneller meerdere activiteiten automatisch plaatsvinden.
• Het designteam van de NCOI Groep krijgt volledig automatisch opgemaakte pagina’s voor de verschillende merken.
• Van opleidingsbrochures worden automatisch PDF’s gegenereerd en op de juiste plek op de website geplaatst voor toekomstige cursisten.
• Op ieder moment kan nieuwe content voor alle merken gepubliceerd worden over alle kanalen.
• Kortere time-to-market om opleidingen in een (nog) eerder stadium onder de aandacht van de cursisten te krijgen.
“Voor dit project waren wij op zoek naar een partner met veel kennis en expertise van omnichannel content creatie. Een partner met de bereidheid om zich te verdiepen in onze processen, ons kon aansturen en ons kon ondersteunen bij de implementatie van het contentmanagement- en workflowplatform. Dat is waarom we al jarenlang een intensieve samenwerking met Graphit hebben” – Ferry Olie
