Op 23 september opende het Nederlands Openluchtmuseum (hierna: NOM) de presentatie ‘De Canon van Nederland’: een multimediaal, interactief overzicht van de Nederlandse geschiedenis, “van hunebed tot heden”. Terwijl het gebruik van multimediale content bij het NOM de afgelopen jaren erg is veranderd en geïntensiveerd, was de productie van de Canon presentatie de voornaamste aanleiding voor de overstap naar een nieuw digital asset management (DAM) systeem.
Er moest een beeldbank komen die voldoet aan de eisen van de huidige markt en die bovendien mogelijkheden biedt wat betreft koppelingen met diverse andere systemen. Tijdens een aanbestedingstraject kwam Graphit als winnende opdrachtnemer uit de bus dankzij een gedetailleerd plan van aanpak voor de implementatie van het nieuwe systeem, inclusief de gewenste koppelingen met onder andere de website van NOM en met Adlib – een collectiebeheersysteem waarin alle werken van Nederlandse musea terug te vinden zijn, en waarvan NOM vanzelfsprekend ook gebruik maakt.
Krachtig zoeksysteem
Het NOM werkt veel met beeldmateriaal; zo heeft de afdeling Marketing en Communicatie beelden nodig voor exposure van het museum, de afdeling Educatie voor het educatieve programma en de afdeling Collectie en Beheer gebruikt beeld onder andere ter aanvulling op de registratie van de gehele collectie. Bij de Canon presentatie zouden vooral digitale multimedia worden ingezet: foto’s, video’s, presentaties.
Er moest een digital asset management systeem (DAM) komen dat alle hiervoor benodigde content aankon. Het museum wilde een systeem waarbij je niet meer via een verkenner hoeft te zoeken, maar via een krachtig zoeksysteem precies kunt vinden wat je zoekt, dan wel met behulp van een zoekterm en filtering snel iets kunt vinden in de richting die je zoekt. WoodWing Assets is precies zo’n systeem.
Beheren HR content
Graphit ging samen met de toekomstige key users van WoodWing Assets nauwkeurig na hoe de organisatie in elkaar steekt, hoe afdelingen samenwerken en hoe op dat moment met beelden werd omgegaan. Naast de beeldbank van de afdeling Marketing en Communicatie die aan vervanging toe was, gebruikt het NOM zoals hierboven al genoemd het collectiebeheersysteem Adlib. Hierin worden ruim 150.000 museale objecten en 300.000 foto’s, boeken en ander documentair materiaal van het NOM beschreven. Dit systeem is echter niet geschikt om tevens de vele high resolution (HR) beelden die het museum heeft te beheren, zulke HR content past beter in een nieuwe beeldbank.
Directe koppeling
Daarvoor werd WoodWing Assets ( DAM ) in het leven geroepen. Alle HR-beelden van de objecten in de museumcollectie moesten voortaan in Elvis worden opgeslagen en beheerd, maar Adlib zou het leidende systeem blijven voor de inhoudelijke informatie over die objecten. Graphit bracht een directe koppeling tussen de beide systemen tot stand, waardoor voor elk object de beelden uit Assets zijn gekoppeld aan de informatie uit Adlib. Elvis wordt periodiek gevoed met de belangrijkste data van de collectie, en in Adlib wordt vanuit Elvis bij ieder object een thumbnail getoond.
Kortom: de systemen zijn gesynchroniseerd, waardoor iedereen op zijn eigen manier kan werken met de benodigde content, én al het materiaal in HR beschikbaar is.
Weg met de mappenstructuur
Graphit hielp om mee te denken over de meest effectieve en efficiënte manier om de duizenden bestaande beelden te organiseren en in de nieuwe algemene beeldbank WoodWing Assets te zetten. Een andere manier van denken was hiervoor nodig, en dat was een enorme eye-opener: niet meer denken in mappen.
Een mappenstructuur is onnodig, je kunt beter alles op een hoop gooien en handig onderverdelen met zoveel mogelijk goede metadata. Met behulp van de juiste tags kun je dan snel vinden wat je nodig hebt. Hiervoor moet je dus goed nadenken over de te gebruiken trefwoorden en goed afspreken hoe je dit bepaalt en benoemt.
Anders denken
Waar voorheen soms complete volzinnen als beschrijvingen werden gebruikt, moesten die voor de nieuwe beeldbank Assets sneuvelen voor metatags: kernachtige trefwoorden. Graphit leerde de key users van het NOM om anders te kijken naar beeld, en letterlijk te benoemen wat ze zien. Binnen zo’n DAM kunnen wel collecties worden gemaakt door middel van gebruik van dezelfde tag. Een collectie wordt daarmee een snelkoppeling in plaats van een map. Dit vergt een andere manier van denken die nieuw is, maar waarover iedereen het al gauw eens was dat het een heel sterk middel is.
Indrukwekkende implementatie
Het resultaat van de implementatie van WoodWing Assets is indrukwekkend. Er wordt niet meer met mappen gewerkt en het metadateren van beelden gebeurt op een eenduidige manier.
Collega’s zijn erg te spreken over de snelheid van Assets, en mensen die met collectiemateriaal werken kunnen nu sneller dingen terugvinden.
Het blijkt een onmisbaar systeem. De grootste winst is het centraal opgeslagen hebben van alle beelden, de vindbaarheid daarvan, en het feit dat Elvis als bron van content dient voor verschillende platformen en gigantische hoeveelheden data aankan. Elvis is bovendien gekoppeld aan de website van NOM zodat collecties eenvoudig naar de website ontsloten kunnen worden. Een mooi voorbeeld van de online collectie kun je zien op de website van het NOM.
Cruciaal voor de toekomst
Elvis speelt voor het NOM ook nog een andere cruciale rol. Ter voorbereiding van de verhuizing van alle collecties naar een centraal depot, wordt de gehele collectie gefotografeerd en worden deze HR-beelden in Elvis geïmporteerd en aan Adlib gekoppeld. Dat betekent dat er tot begin 2020 zo’n 30 terabyte aan foto’s in WoodWing Assets opgeslagen zal worden.
Elvis zal als enige opslaglocatie dienen voor zowel alle HR content voor dagelijks gebruik door de verschillende afdelingen, als ook voor de overige collectiecontent (foto’s, video’s en documenten).
Hiermee zal Assets de komende jaren ontzettend belangrijk zijn en blijven voor het NOM. En daar zijn zij Graphit zeer erkentelijk voor.
Meer weten over wat een Digital Asset Management (DAM) oplossing voor jou kan betekenen? Neem dan contact met ons op.
