We vroegen aan Hilde Hagen, consultant bij Qonqord, hoe je dit kan bereiken.
Procesverbeteringen voor het creëren en publiceren van content bedenk je niet één-twee-drie. Een goede voorbereiding op het vernieuwen van werkprocessen vraagt om grondige analyse van de huidige werkprocessen en de ondersteunende systemen. Aan de hand hiervan kun je scenario’s bedenken voor het optimaliseren van de processen, de rollen van de deelnemers en de benodigde IT resources. Hilde Hagen, workflow consultant bij Qonqord, vertelt daar in deze blog over.
Content marketing is ondertussen voor ieder bedrijf een strategische keuze. Je ziet echter dat het beheren van contentcreatie- en publicatieprocessen steeds complexer wordt. Logisch dat onze klanten daar steeds professioneler mee omgaan. We werken steeds vaker samen met business-analisten, it- architecten en softwarespecialisten om processen eerst grondig in kaart te brengen. Samen bedenken we hoe we de automatisering van processen kunnen verbeteren en gaan dat vervolgens implementeren met behulp van onze software platformen.
Key users en business analisten
Het afstemmen van nieuwe processen, een architectuur met ondersteunende tooling is een essentiële fase voorafgaand aan de implementatie van ieder softwareproject. Hiervoor betrekken we het liefst al in een vroeg stadium de belangrijkste key users die gespecialiseerd zijn in bijvoorbeeld online, social en print zodat we van hen de juiste input krijgen. Deze key users zijn vanaf het begin betrokken bij onze analysefase, omdat een goede voorbereiding en hun input belangrijk zijn om de juiste procesoptimalisatie te realiseren. Zo organiseer ik bijvoorbeeld bij diverse uitgevers en merken, samen met hun business analist en key users, workshops om de huidige knelpunten in hun werkwijze in kaart te brengen.
Wat komen we vaak tegen?
Tijdens de workshops blijkt vaak dat diverse teams gescheiden van elkaar werken aan het maken van content voor een specifiek kanaal. Dat betekent dat verschillende mensen de assets (beelden, video, designs, audio) bewerken en teksten maken gescheiden van elkaar. Vaak beschikken ze wel over de stamgegevens van een product maar niet over de commerciële beschrijvingen die in veel gevallen op iedere afdeling afzonderlijk worden gemaakt en vertaald. Dat komt door de verouderde werkprocessen, die niet multichannel proof zijn. We zien bijvoorbeeld dat vormgevers gewend zijn om alle informatie over producten zelf te verzamelen in plaats van gestructureerd (geautomatiseerd) aangeleverd krijgen. E-commerce- en social media teams verrichten vaak onnodig de zelfde werkzaamheden.
Door samen een blauwdruk te maken voor een geoptimaliseerde werkwijze voor alle betrokkenen kunnen we processen verregaand optimaliseren. We kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat bronsystemen, zoals een ERP of een PIM (Product Informatie Management) gekoppeld worden in de werkwijze. Ook kunnen we met behulp van een DAM- (Digital Asset Management) en workflow platform de creatieprocessen optimaliseren. Zo zorgen we ervoor dat alle stakeholders slim met elkaar samen kunnen werken en gebruik maken van de zelfde bestanden (assets).
Zo’n plan komt tot stand tijdens workshops met alle stakeholders. Zij weten wat er speelt en kunnen dus uitstekend ideeën aandragen. Bovendien creëer je zo gelijk draagvlak, waardoor je weerstand bij de implementatie van de nieuwe werkwijze voorkomt. Deze aspecten maken mijn werk bij Qonqord erg persoonlijk en uitdagend.
Eerlijk verhaal
Naast de workshops plan ik ook vaak één-op-één-gesprekken in. Zo wordt het eerlijke verhaal verteld en leggen we samen het fundament voor meer inzicht in de organisatie en verbeterde werkprocessen. Betrokkenheid, aandacht en tijd van alle stakeholders bij de implementatie van DAM- en workflow software vormen wat mij betreft samen de belangrijkste randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie.
Wil je ook eens sparren over de uitdagingen die jij tegenkomt bij contentcreatie processen mail dan naar sales@qonqord.com dan neemt Jeroen of Ronald contact met je op.
